PowerPoint 2010: копии паспортов

В этом топике хочу рассказать на примере программы PowerPoint, как хранить копии паспортов, вносить в них изменения, иметь широкие настройки по способу печати и формату хранения для различных жизненных ситуаций, основное применение - это подача документов на получение виз, а также другие случаи, когда нужны копии паспорта или его отдельных страниц.

СКАНИРОВАНИЕ
Первое с чего стоит начать – это отсканировать все страницы паспорта, если нет сканера, то можно просто сфотографировать, для получения качественных снимков лучше использовать штатив и класть документ под стекло.
ОБРАБОТКА
Следующий этап это обработка фотографий в графическом редакторе, выравниваем, обрезаем лишнее и сохраняем, если нет навыков обработки фотографий, то можно это сделать в самой программе powerpoint, при вставке изображений (если требуется подробное описание как это сделать, напишите об этом в комментариях) я же это делаю в фотошопе:

 

01

Небольшое видео процесса подготовки скана страницы паспорта в программе фотошоп

Для удобства, отсканированные файлы каждого отдельного паспорта помещаем в свою папку и название файлов меняем на номера страниц, обложка если есть будет “0.jpg”, а дальше “2-3.jpg”, “4-5.jpg”, и т.д. это позволит не путаться при замене и добавлении изменившихся страниц, название папки может состоять из имени владельца, типа паспорта и срока его действия, например так “Вова-Загран-2013-2023”.
POWERPOINT2010
Начнем с настройки страницы: идем во вкладку {дизайн}, кнопка “Параметры страницы”, размер слайда выбираем “Лист А4”, Ориентация “Книжная”:

02

Дальше продвинутая техника работы с PP, делаем макет для страниц паспорта, для этого идем во вкладку {вид}, нажимаем на кнопку “Образец слайдов”:

03

Щелкаем мышкой под последним образцом и нажимаем вставить макет:

04

Видим следующее:

05

Щелкаем по контуру блоков и клавишей delete или backspace удаляем их все оставляя абсолютно пустую страницу:

06

Нажимаем на нижнюю часть кнопки “вставить заполнитель” и выбираем “рисунок”:

07

Удерживая левую кнопку мыши тянем вниз и вправо на нашей пустой страничке делая прямоугольник:

08

Щелчком мыши по контуру вставленного прямоугольника выделяем его, это открывает на ленте вкладку {средства рисования} в ней находим размеры для длины и высоты нашего прямоугольника и вводим физические размеры разворота паспорта (ставим 17,5см на 12,5см,) после изменения размера, с помощью мыши выравнием положение прямоугольника относительно страницы:

09

Наводим курсор на контур прямоугольника  нажимаем на клавиатуре клавишу shift (это позволяет двигать фигуры только по одной оси), зажимаем правую клавишу мыши и тянем прямоугольник макета вниз, после того как новый прямоугольник оказался на нужном месте отпускаем кнопку мыши и клавишу, в появившемся меню выбираем “копировать”:

10

Остается только переименовать наш макет, для этого щелкаем за пределами шаблона, и в меню выбираем “Переименовать”, пишем “Паспорт”, закрываем режим редактирования макета нажав на красную кнопку “Закрыть режим образца”:

11

Программа возвращается к своему обычному виду, в меню “Главная” нажимаем на кнопку “Макет” выбираем созданный “Паспорт”:

12

Вид слайда поменяется согласно выбранного макета (на этом этапе стоит сохранить наш файл с названием “Шаблон паспорта”), щелкаем на иконку картинки на макете и  выбираем нужный файл:

13

14

Заполнили один слайд, нажимаем на нижнюю часть кнопки “Вставить слайд”, макет “Паспорт” и продолжаем заполнять следующий и тд:

15

Стоит придерживаться правила – один паспорт-один файл, после того как файл готов, сохраняем его в формате powerpoint для возможности дальнейшего редактирования, дополнительно можно сохранить и в формате PDF и отправить куда-нить в облако на всякий случай.
Вот видео описанных действий:

Это готовый к употреблению шаблон: Шаблон паспорт
В заключение
После того как в паспорт будут добавляться данные, следует отсканировать и заменить в файле только изменившиеся страницы.
Потратив один раз время на создание, вы упростите себе дальнейшую работу и сохраните массу времени, особенно если паспортов много.
Если возникнут затруднения с выполнением указанных действий или что-то непонятно, то напишете об этом в комментариях.
А как вы работаете с копиями документов?

Комментарии   

0 #3 Евгений 07.10.2014 08:07
Цитирую Vladimir Burtsev:

В какой программе создавать pdf? На самом деле тут важен сам принцип, а не софт.

Сканируешь в pdf,в один файл сводишь Solid-ом, три минуты делов. Зато пдф-ку можно посмотреть при необходимости на любом устройстве не привязываясь к PowerPoint. Важен принцип универсальности. ;-)
Цитировать
0 #2 Vladimir Burtsev 06.10.2014 17:54
Цитирую Евгений:
Всё доходчиво и понятно написано. Только одного не пойму - для чего всё это шаманство?? В банальном PDF-е хранить,КМК,гораздо удобнее и делать проще. :-)

В какой программе создавать pdf? На самом деле тут важен сам принцип, а не софт.
Цитировать
0 #1 Евгений 05.10.2014 08:01
Всё доходчиво и понятно написано. Только одного не пойму - для чего всё это шаманство?? В банальном PDF-е хранить,КМК,гораздо удобнее и делать проще. :-)
Цитировать

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить